4.2 Integración de las TIC en las entidades
Las TIC representan para las entidades nuevas formas para:
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- Realizar sus actividades.
- Comunicación interna y externa (socios, colaboradores, redes, etc.)
- Desarrollar sus proyectos y programas.
Es muy importante que las organizaciones sean conscientes de la necesidad de invertir en formación y recursos humanos. Además, la actitud de la organización ante las TIC va a desempeñar un papel fundamental. Así pues, para que la integración de las TIC se haga de manera exitosa es necesario:
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- Una actitud abierta a las posibilidades que ofrecen y a su puesta en marcha, es decir, hacia la innovación.
- Una actitud de aprendizaje y generación de conocimiento derivados de la actividad y la experiencia laboral.
- Una actitud receptiva a las ideas y aportaciones de otras personas, tanto de la propia entidad –sea cual sea su puesto/cargo o veteranía- como de fuera, pero relacionada con ésta.
La incorporación de las TIC en las organizaciones debe llevarse a cabo mediante una serie de acciones:
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- Cambiar de actitud ante las TIC: incluyéndolas en la estrategia general de la organización y destinar a una persona como responsable.
- Identificar claramente en qué actividades, procesos y proyectos podrían ser más útiles.
- Conocer experiencias de organizaciones similares (exitosas y fallidas).
- Diseñar el plan de acción en materia de tecnologías, definiendo qué herramientas van a ser necesarias y útiles, y cuáles no para la consecución de los objetivos de la organización.
- Llevar a cabo el desarrollo del plan y definirlo, priorizando las acciones dependiendo del interés de la organización.
- Formar al personal de la organización en las distintas herramientas tecnológicas.
- Evaluar las medidas aplicadas para conocer si los resultados son los esperados.
- Mantenimiento y actualización para ir mejorando y no quedarse obsoletos ante las nuevas herramientas.
La inclusión de las TIC debe ser un proceso a medio plazo que tiene que realizarse en todos los ámbitos de la entidad, enfocándose desde dos dimensiones diferentes pero complementarias:
1. Interna, dirigida a la entidad propiamente dicha, a su trabajo y organización interna; planificación, gestión y promoción de proyectos; difusión de información; comunicación, etc. Esta integración debe plasmarse fundamentalmente en los procesos y procedimientos, y no basarse solamente en actualizar las infraestructuras (software y hardware)
Los objetivos principales serían:
- Simplificar y reducir las tareas administrativas.
- Gestión adecuada de la información
- Acceso rápido y eficaz a la información necesaria
- Mejora de la comunicación y trabajo en red dentro de la entidad
- Mayor difusión de información sobre la entidad y sus actividades.
2. Externa, referida al desarrollo de programas y proyectos, así como en las relaciones con otros actores o entidades para desempeñar eficazmente su labor y fortalecer sus capacidades. Aquí se incluye, también, la comunicación fuera de la entidad.
Los objetivos principales serían:
- Utilización habitual de las TIC en los proyectos, sea cual sea el área temática en la que se desarrollen. Se incluirían, también, en las campañas y popularización de causas.
- Implicación o colaboración con otras personas o entidades en proyectos comunes mediante redes.
- Comunicación con los usuarios, socios, voluntarios y otras entidades.
- Generación, uso y difusión del conocimiento individual o común, a través de las distintas herramientas.
En estas dos dimensiones se relacionan de manera interdependiente las aplicaciones o herramientas con los procesos.
La integración de las TIC en la dimensión interna, referida a su incorporación en el ámbito laboral, se está produciendo de manera muy lenta. Actualmente se encuentra por detrás de la incorporación en las PYME y de la Administración. Al tratarse de gestión interna, las aplicaciones utilizadas dependerán de las necesidades y prioridades de la entidad, de las políticas internas y de los recursos económicos y humanos disponibles, por ello, existen grandes diferencias según el tamaño de la entidad. Los procesos internos que se llevan a cabo normalmente, requieren de aplicaciones como: bases de datos; intranets; sistemas integrados de gestión; comunicación multimedia, etc.