4.2 Integración de las TIC en las entidades

4.2 Integración de las TIC en las entidades

Las TIC representan para las entidades nuevas formas para:

1.  
   1. Realizar sus actividades.
   2. Comunicación interna y externa (socios, colaboradores, redes, etc.)
   3. Desarrollar sus proyectos y programas.

Es muy importante que las organizaciones sean conscientes de la necesidad de invertir en formación y recursos humanos. Además, la actitud de la organización ante las TIC va a desempeñar un papel fundamental. Así pues, para que la integración de las TIC se haga de manera exitosa es necesario:

1.  
   1. Una actitud abierta a las posibilidades que ofrecen y a su puesta en marcha, es decir, hacia la innovación.
   2. Una actitud de aprendizaje y generación de conocimiento derivados de la actividad y la experiencia laboral.
   3. Una actitud receptiva a las ideas y aportaciones de otras personas, tanto de la propia entidad –sea cual sea su puesto/cargo o veteranía- como de fuera, pero relacionada con ésta.

 

La incorporación de las TIC en las organizaciones debe llevarse a cabo mediante una serie de acciones:

1.  
   1. Cambiar de actitud ante las TIC: incluyéndolas en la estrategia general de la organización y destinar a una persona como responsable.
   2. Identificar claramente en qué actividades, procesos y proyectos podrían ser más útiles.
   3. Conocer experiencias de organizaciones similares (exitosas y fallidas).
   4. Diseñar el plan de acción en materia de tecnologías, definiendo qué herramientas van a ser necesarias y útiles, y cuáles no para la consecución de los objetivos de la organización.
   5. Llevar a cabo el desarrollo del plan y definirlo, priorizando las acciones dependiendo del interés de la organización.
   6. Formar al personal de la organización en las distintas herramientas tecnológicas.
   7. Evaluar las medidas aplicadas para conocer si los resultados son los esperados.
   8. Mantenimiento y actualización para ir mejorando y no quedarse obsoletos ante las nuevas herramientas.

La inclusión de las TIC debe ser un proceso a medio plazo que tiene que realizarse en todos los ámbitos de la entidad, enfocándose desde dos dimensiones diferentes pero complementarias:

1. Interna, dirigida a la entidad propiamente dicha, a su trabajo y organización interna; planificación, gestión y promoción de proyectos; difusión de información; comunicación, etc. Esta integración debe plasmarse fundamentalmente en los procesos y procedimientos, y no basarse solamente en actualizar las infraestructuras (software y hardware)

Los objetivos principales serían:

• Simplificar y reducir las tareas administrativas.
• Gestión adecuada de la información
• Acceso rápido y eficaz a la información necesaria
• Mejora de la comunicación y trabajo en red dentro de la entidad
• Mayor difusión de información sobre la entidad y sus actividades.

 

2. Externa, referida al desarrollo de programas y proyectos, así como en las relaciones con otros actores o entidades para desempeñar eficazmente su labor y fortalecer sus capacidades. Aquí se incluye, también, la comunicación fuera de la entidad.

 Los objetivos principales serían:

• Utilización habitual de las TIC en los proyectos, sea cual sea el área temática en la que se desarrollen. Se incluirían, también, en las campañas y popularización de causas.
• Implicación o colaboración con otras personas o entidades en proyectos comunes mediante redes.
• Comunicación con los usuarios, socios, voluntarios y otras entidades.
• Generación, uso y difusión del conocimiento individual o común, a través de las distintas herramientas.

 

En estas dos dimensiones se relacionan de manera interdependiente las aplicaciones o herramientas con los procesos.

La integración de las TIC en la dimensión interna, referida a su incorporación en el ámbito laboral, se está produciendo de manera muy lenta. Actualmente se encuentra por detrás de la incorporación en las PYME y de la Administración. Al tratarse de gestión interna, las aplicaciones utilizadas dependerán de las necesidades y prioridades de la entidad, de las políticas internas y de los recursos económicos y humanos disponibles, por ello, existen grandes diferencias según el tamaño de la entidad. Los procesos internos que se llevan a cabo normalmente, requieren de aplicaciones como: bases de datos; intranets; sistemas integrados de gestión; comunicación multimedia, etc.